Sportstad Heerenveen ontvangt regelmatig verzoeken van organisaties, verenigingen en evenementen voor een financiële of materiële bijdrage. Om zorgvuldig, transparant en consistent om te kunnen gaan met dergelijke verzoeken, stelt Sportstad Heerenveen dit sponsorbeleid vast. Het beleid biedt richtlijnen voor het beoordelen van sponsorverzoeken en het bepalen van prioriteiten, zodat bijdragen aansluiten bij de missie en maatschappelijke rol van Sportstad Heerenveen.

Het sponsorbeleid heeft tot doel:

• Een helder toetsingskader te bieden voor sponsorverzoeken
• Te zorgen voor transparantie en gelijke behandeling van aanvragers
• Te waarborgen dat er wordt bijgedragen aan de doelstellingen van Sportstad Heerenveen

Sportstad Heerenveen verstaat onder sponsoring:

“Elke vorm van financiële of materiële ondersteuning aan een externe partij of activiteit, in ruil voor een tegenprestatie in de vorm van publiciteit, maatschappelijke profilering of netwerkwaarde”.

Kaders en beoordelingscriteria

Sportstad Heerenveen vindt het belangrijk om op een transparante en verantwoorde manier om te gaan met sponsorverzoeken. Sponsoring wordt alleen verstrekt als deze duidelijk bijdraagt aan de missie en strategie van Sportstad Heerenveen:

“Sportstad Heerenveen wil een bijdrage leveren aan een vitale samenleving. De inwoners, verenigingen, bedrijven en organisaties van de gemeente Heerenveen in beweging krijgen en vooral houden.”

Daarom gelden bij de beoordeling van verzoeken enkele vaste kaders en criteria:

• Iedere, aan Sportstad Heerenveen gelieerde vereniging, kan maximaal 1 aanvraag per seizoen indienen.
• De aanvraag moet passen binnen de maatschappelijke verantwoordelijkheid die Sportstad draagt. Dat betekent dat sponsoring alleen wordt toegekend aan initiatieven die een positieve bijdrage leveren aan vitaliteit, gezondheid en inclusie, en die een sportieve en eerlijke uitstraling hebben. Activiteiten of organisaties die in strijd zijn met deze waarden komen niet in aanmerking.
• Daarnaast wordt gekeken naar de verbinding met de kernactiviteiten van Sportstad. Alleen aanvragen die te maken hebben met sport, bewegen, gezondheid/vitaliteit, zorg, onderwijs of maatschappelijke participatie worden overwogen. Daarbij ligt de nadruk op initiatieven met een duidelijke regionale binding.
• Bij de inhoudelijke beoordeling wordt ook gekeken of het initiatief aantoonbaar een bijdrage levert, of gericht is, aan een of meer van de doelgroepen waarop de focus ligt vanuit Sportstad Heerenveen.
• Ook de financiële onderbouwing van de aanvraag speelt een rol. De gevraagde bijdrage moet realistisch en proportioneel zijn in verhouding tot de totale begroting en mag maximaal 25% van de totale begroting omvatten. Het maximale bedrag per aanvraag is vastgesteld op €5.000,-. Daarnaast wordt beoordeeld of de geboden tegenprestatie in redelijke verhouding staat tot de gevraagde bijdrage van Sportstad. Het betreft een eenmalige financiering, aangezien structurele financiering niet aan de orde is.

Door deze kaders en criteria te hanteren kan Sportstad Heerenveen op een eerlijke, transparante en doelgerichte manier bepalen welke sponsorverzoeken aansluiten bij haar missie en welke niet. Sponsoring vindt bovendien uitsluitend plaats binnen het jaarlijks beschikbare budget dat door de directie wordt vastgesteld.

Procedure

• Aanvragen worden digitaal ingediend bij de afdeling Marketing & Communicatie via: communicatie@sportstad.nl o.v.v. “Aanvraag sponsoring”
• Aanvraag is onderbouwd met een begroting.
• De aanvraag zal beoordeeld worden door de Coördinator Marketing & Communicatie en de Commercieel Manager, op basis van dit beleid.
• Bij toekenning wordt een schriftelijke sponsorovereenkomst opgesteld waarin vergoeding, tegenprestatie en duur zijn vastgelegd.
• Jaarlijks worden toegekende sponsorbijdragen geëvalueerd op zichtbaarheid, maatschappelijke impact en aansluiting bij beleidsdoelen.

Slotbepaling

Dit beleid treedt in werking na goedkeuring door de directie van Sportstad Heerenveen. Het wordt jaarlijks geëvalueerd en, indien nodig, aangepast aan veranderende omstandigheden of strategische doelen.